martes, 15 de diciembre de 2009

INFORME FINAL DE PRACTICA CONTABLE



1. INFORME REALIZADO AL ÁREA DE TESORERÍA DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE OCAÑA

Como primera medida y partiendo de una base se dará a conocer la Reseña Histórica, Misión y Visión, así como el organigrama de la Alcaldía Municipal de Ocaña para tener claro los objetivos que se buscan.

Razón Social

La empresa en donde se realizo las practicas de la materia laboratorio contable se denomina Alcaldía Municipal de Ocaña, y es una empresa dedicada a velar por las necesidades básicas de la comunidad ocañera, en cuanto a salud, educación, vivienda, alimentación, deporte entre otras, mediante recursos que son destinados por el Estado Colombiano.

Reseña Histórica:

La estructuración administrativa de Ocaña, data de la época de la fundación (1.570), cuando el capitán Francisco Fernández de Contreras nombra las primeras autoridades y el cabildo de aquella época. Entre esas autoridades, estaban los Alcaldes Ordinarios, el Alguacil mayor, los Regidores y el Escribano.

Para la concepción moderna, de lo que hoy denominamos “Municipio”, debemos remitirnos a la legislación de 1.857, que creo el Estado federal de Santander, y que modifico el ordenamiento territorial de Colombia:

“La ley organizo provisionalmente los municipios (25 de Noviembre de 1.857), dividió el estado en 16 municipios, formando el de Ocaña con los distritos de Ocaña, Aspasica, Brotare, Buenavista, Carmen, Convención, La Cruz, La Palma, Pueblo Nuevo, San Calixto, Teorama y Cachira, con la ciudad de Ocaña por capital. En seguida fue reconocido formalmente el municipio por la ley santandereana de 23 de diciembre”. (Justiniano J. Páez Noticias Históricas de la Ciudad y Provincia de Ocaña, Biblioteca de Autores Ocañeros, Volumen 9, 1.972 p. 246).
Los antiguos Distritos desaparecen y Ocaña comienza a denominarse Municipio, a partir de la Expedición de la Ley de 25 de noviembre de 1.857, expedida por el Estado Soberano de Santander. El reconocimiento oficial del Municipio de Ocaña, se hace por la Ley santandereana de 23 de diciembre.

La Constitución de 1.886, que cambia los Estados por Departamentos, mantiene la denominación de Municipios y de ahí en adelante se ha mantenido, como cedula primaria del ordenamiento territorial de Colombia.
Cuando se crea el Departamento de Norte de Santander, por la Ley 25 de de julio de 1.910, se divide el territorio en tres provincias: Provincia de Cúcuta, Provincia de Pamplona y Provincia de Ocaña, todas y cada una conformadas por municipios. A la de Ocaña, correspondieron los municipios de Ocaña, Aspasica, Buenavista, La Cruz, San Calixto, San Pedro y Teorama.

Misión y Visión:




Organigrama

(Ver Sección de Anexos)

2. DIAGNOSTICO REALIZADO A LA SECCIÓN DE TESORERÍA MUNICIPAL

En la sección de Tesorería de la Alcaldía Municipal de Ocaña se encontró un lugar desorganizado en cuanto a documentos y soportes contables por lo que se procedió a ordenar y clasificar dicha información (por periodo de tiempo, documentos contenidos en las carpetas) para poder trasladarla al Sistema Contable de la Sección de Tesorería, de manera que se pueda obtener información mas clara y comprensible, para una mejor toma de decisiones y establecer de manera clara las posibles falencias en las que se puede estar incurriendo esta Sección de tanta importancia para el desarrollo Económico y Financiero de la Región.

Lo desarrollado se realizo obteniendo información clara y comprensible de años anteriores para organizar la existente, y no cometer errores a la hora de clasificar dicha información.
Se utilizaron herramientas como conciliaciones bancarias de años anteriores y del año actual para determinar las cuentas bancarias a las que les correspondía cada carpeta.

Asi mismo se procedió a registrar conciliaciones bancarias en el libro Contable de la Cuenta Corriente de Crediservir, para llevar de una forma mas clara y comprensible la información que esta registrada en la cuenta bancaria, y que muchas veces por falta de tiempo o por desarrollo de otras actividades no se organiza y esto es importante para evitar posibles perdidas de la información y que se pueda contar con esta misma de una manera visible cuando se requiera de esta información.

Se puede establecer de acuerdo a lo realizado, que la Sección de Tesorería de la Alcaldía Municipal de Ocaña no se cuenta con un espacio adecuado para clasificar la información contable por periodos de tiempo relativamente cortos, y así mismo el sitio no cuenta con protección de documentos para evitar que estos puedan dañarse por motivos de lluvia, polvo, u otras circunstancias que puedan hacer que se dañe esta información.

Asi mismo a la oficina de archivo de la Secretaria de Hacienda se le debería comprar un nuevo candado, puesto que el existente no cuenta con la seguridad que se requiere para garantizar la protección de documentos y soportes contables.

En conclusión se puede establecer que la labor realizada contribuyo a organizar de manera mucho mas clara y comprensible todos los documentos y soportes contables existentes en la oficina de Tesorería Municipal de Ocaña y esto ayudo a tomar decisiones mas beneficiosa para la comunidad en general.

Anexos



3. PLAN DE ACCION

AREA DE TESORERIA:

• Llenar libros auxiliares de bancos.
• Manejo de comprobantes de egreso para calculo de retenciones.
• Manejo de Excel para registrar conciliaciones.
• Archivo de documentos para organizar información de Fondo Porcino y Fedegan.
• Manejo de documentos de Fosyga.
• Organización de información en carpetas de documentos varios.
• Manejo de documentos de Ifinorte.
• Organización de documentos y extractos bancarios.
• Manejo de ingresos para presentar informe a la Contraloría General de la Nación.
• Búsqueda de comprobantes.

4. OBJETIVOS

Objetivo general:

Colocar en práctica los conocimientos académicos en el aprendizaje de Contaduría Publica, y realizar todos los procesos de la Asignatura Laboratorio Contable II, para beneficio de la Alcaldía Municipal.

Objetivos Específicos

*Recibir instrucciones por parte de la Tesorería Municipal, para realizar las prácticas de laboratorio contable II.
*Cumplir con todo lo establecido por parte de la Tesorería Municipal.
*Obtener conocimientos que nos permitan capacitarnos en el manejo contable, para desenvolvernos en el desarrollo de nuestra vida profesional.
*Dar nuestros conocimientos al Área de Tesorería, para realizar las funciones de esta dependencia, y desarrollo de actividades.
*Desempeñarnos de una buena manera en todas las actividades que se realizan.
*Dejar una buena imagen y prestigio de la Universidad, a través de la realización de esta práctica.
*Crear identidad de todos los procesos que se desarrollan en la Universidad Francisco de Paula Santander, en el municipio de Ocaña.

5. JUSTIFICACION

El trabajo que ha sido desarrollado en la Sección Tesorería Municipal de la Alcaldía Municipal de Ocaña, se ha realizado para ayudar a desarrollar de una forma más clara y comprensible información como extractos bancarios, documentos de Fedegan y Fondo Porcino, entre otros.
A través de esta labor realizada en la Tesorería, se contribuye de una forma a que las actividades que se realizan diariamente, puedan ayudar a la toma de decisiones de la Administración Municipal.

Es importante la labor que se realiza por nuestra parte, porque se ayuda a que los objetivos y políticas trazadas por la Administración Municipal se puedan cumplir diariamente y se beneficie a la comunidad en general.

Es de vital importancia nuestra actividad en la empresa, ya que brindamos asesoría y nuevas ideas a la administración de la empresa, con los percances que se presenten en diferentes secciones, áreas, o documentos, podemos ayudar a que estos sean corregidos, y el funcionamiento de la empresa sea el mejor de lo esperado por parte de los funcionarios encargados de la Sección Contable.

Así mismo los conocimientos que se han adquirido en el transcurso de nuestra carrera (Contaduría Pública), nos ha ayudado a brindar información que puede ser valorada por las personas encargadas de la empresa, y que llevan a corde la información contable y financiera.

La importancia de llevar una información contable organizada, clasificada y registrada oportunamente en los libros contables, paquetes contables (como TNS), y demás programas informáticos, ayudan a establecer que estrategias implementar a la hora de realizar los informes, balances y toda aquella información contable que se requiere para la empresa, permite tomar decisiones más rápidas y que ayudara a establecer en qué condiciones y mediante que cuentas bancarias se pueden realizar pagos, inversiones, y otras actividades que ayuden al normal funcionamiento de la Alcaldía Municipal de Ocaña.

En conclusión se puede decir que en el desarrollo de la practica se ha ayudado a desarrollar un proceso contable, y direccionado hacia mejorar los procedimientos contables dentro de la organización, además se ha podido detallar y dar aportes e ideas nuevas que ayuden a mejorar los procedimientos que se realizan diariamente.

6. MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS DEL AREA DE TESORERIA

Recaudar conforme con disposiciones legales vigentes los pagos que por todo concepto realicen los ciudadanos del municipio.
Custodiar mediante procesos establecidos los diferente títulos valores de propiedad del municipio
Efectuar y tramitar de manera oportuna y con el cumplimiento de todos los requisitos legales los pagos y transferencias que requiera el normal funcionamiento del municipio
Ejercer por expresa delegación de Alcalde Municipal, la jurisdicción coactiva para hacer efectivo el cobro de las obligaciones a favor del Municipio.
Gestionar los recursos necesarios para llevar a cabo los diferentes programas de competencia de la Secretaria.
Propiciar convenios, alianzas estratégicas y otras modalidades de asociaciones con entidades públicas y privadas nacionales e internacionales para la promoción, desarrollo y ejecución de los planes, programas y proyectos a cargo de la Secretaria.
Mantener implementado y actualizado el Sistema de Control Interno de acuerdo a sus competencias.
Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza del área y de la dependencia.

IDENTIFICACION DEL EMPLEO: Tesorero General
NIVEL: Profesional en áreas a fines a la función del cargo
EXPERIENCIA: Un año (12 meses)

Propósito Principal Del Empleo
Formular las pautas necesarias en el manejo de los recursos económicos de la entidad, en lo referente al recaudado, ejecución y control de las actividades presupuestales y financieras.

FUNCIONES ESENCIALES
1. Gestionar la apertura de cuentas corrientes o de ahorros y las relativas a los fondos debidamente autorizados y adelantar las demás operaciones y transacciones financieras que deba atender el Municipio, de conformidad con las disposiciones vigentes.
2. efectuar oportunamente los pagos ordenados por el Alcalde con el lleno de los requisitos establecidos.
3. Dirigir el recaudado de los valores por concepto de impuestos, contribuciones, tasa, aporte, auxilios y cualquier otro ingreso al tesorero municipal.
4. controlar el manejo de las cajas menores y los fondos para autorizar reembolsos y efectuar su legalización cuando sea el caso
5. manejar y controlar las cuentas bancarias del municipio
6. efectuar las consignaciones y conciliaciones bancarias y preparar los boletines e informes correspondientes.
7. administrar los fondos y documentos que representen valores para el municipio y le hayan sido entregados para su custodia.
8. expedir los correspondientes certificados de paz y salvo por pago de impuesto, tasas, contribuciones, aportes, participaciones, servicios, multas y demás ingresos municipales.
9. adelantar las acciones necesarias para lograr de los contribuyentes morosos el pago de las obligaciones a favor del municipio.
10. ejercer la jurisdicción coactiva para hacer efectivo el recaudo de los impuestos que se adeuden al municipio en caso de que el Alcalde le delegue esta función.
11. prestar colaboración a los funcionarios judiciales para hacer efectivas sus providencias efectuando todas las retenciones sobre salarios y prestaciones ordenadas por ley o autoridad judicial.
12. rendir informe conforme a los reglamentos al consejo municipal y la contraloría Departamento o Nacional.
13. En coordinación con Planeación y Presupuesto Municipal elaborar el plan anual de caja (P.A.C.)
14. Elaborar el flujo de caja a presentar o los diferentes organismos de control.
15. Coordinar con los funcionarios a su cargo lo pertinente para que los ingresos diarios sean debidamente revisados y registrados.
16. Dictar según proceda, actos administrativos a lo largo de los procesos y tramites tendientes al cobro de las obligaciones en mora a cargo de los contribuyentes nacionales.
17. Rendir los informes que legalmente le sean exigibles o que le sean solicitados por el Alcalde.
18. Las demás que le sean asignadas por funcionarios competentes y que estén acordes con la naturaleza del cargo.

CONTRIBUCCIONES INDIVIDUALES

1. Los cobros por jurisdicción coactiva, son ejecutados de conformidad con las disposiciones legales.
2. Los pagos y transferencias a cargo del municipio son efectuadas de manera oportuna y con el cumplimiento estricto de las disposiciones legales.
3. Los títulos valores de municipio son custodiados y vigilados de manera adecuada.
4. Los recursos financieros del municipio son manejados a través de instituciones bancarias sólidas y controladas y reguladas por las autoridades competentes.

7. ACTIVIDADES REALIZADAS

Las actividades que se han realizado en la empresa Alcaldía Municipal de Ocaña Sección Tesorería Municipal, han sido las siguientes:

*Manejo del libro contable de Crediservir para diligenciar información que estaba atrasada en dicho libro.

*Manejo de Excel para registrar extractos bancarios.

*Registro de Información de Fedegan, Fondo Porcino, Fosyga.

*Manejo de Información de Ingresos para presentar informes ante la Contraloría General de la Nación.

Estas actividades han sido realizadas con el fin de lograr mejorar los procesos, que se realizan diariamente en dicha entidad.
Así mismo son importantes para la toma de decisiones y por ser este un ente público, para la transparencia de las operaciones que se llevan a diario y el bienestar de la comunidad el cual es el propósito de la Alcaldía Municipal de Ocaña.

8. ESTRATEGIAS EMPLEADAS

Se utilizaron estrategias que son necesarias para actualizar los procesos contables, como registrar en libros contables extractos bancarios de los meses de Febrero hasta Noviembre del año en curso, documentos de Fondo Porcino y Fedegan, utilización de Excel para almacenar la información que se encontraba en los libros contables.

Se manejo comprobantes de egreso para manejar las retenciones y almacenarlas en un solo documento, para luego trasladar dichos valores a Excel y manejar de una forma más rápida y segura toda la información que se encuentra almacenada en las diferentes carpetas.

Así mismo se procedió a organizar documentos bancarios, documentos varios y comprobantes que se encontraban sin archivar, y que eran de vital importancia para el manejo de los mismos.
Se utilizo el archivo de la Secretaria de Hacienda para la búsqueda de documentos y comprobantes que se necesitaban para presentar ante los órganos pertinentes.

Se utilizaron comprobantes de ingresos y extractos bancarios para conciliar las diferencias presentadas en ambas y enviar el informe pertinente a la Contraloría General de la Republica.

9. RECURSOS UTILIZADOS

RECURSOS HUMANOS:

*La asesoría prestada por la docente de la práctica de Laboratorio Contable, para la realización de actividades en la Alcaldía Municipal de Ocaña.
*Búsqueda de libros y asesoría externa para realizar las funciones asignadas.
*Conocimientos adquiridos en el proceso de formación de la carrera Contaduría Publica.

RECURSOS FISICOS:

*Calculadora.
*Extractos Bancarios de Crediservir, Banco de Bogotá, Bancolombia, Davivienda, Bancafe, Banco Agrario, Caja Social, Ifinorte.
*Comprobantes de Egreso de 2.008 y 2.009.
*Comprobantes de Ingreso de 2.009.
*Programa de Excel.
*Documentos Bancarios, Fedegan, Fondo Porcino, Fosyga.
*Documentos enviados y recibidos.

RECURSOS ADMINISTRATIVOS:

*Asesoría brindada por nuestro jefe inmediato para realizar las actividades y funciones que eran necesarias en el Área de Tesorería.

10. EVALUACION Y CONTROL

Al momento de realizar la practica contable, se pudo detectar que se encontraba un desorden en cuanto a carpetas, extractos bancarios, inseguridad en la parte del archivo, lugares no aptos para realizar actividades por el espacio y no se encontró un lugar adecuado para el archivo de información reciente, también se detecto que no se encontraban actualizados los libros bancarios, comprobantes de egreso, entre otros documentos lo cual podría generar sanciones por parte de los órganos competentes por no estar actualizada la información pertinente.

Estas falencias encontradas generaban inseguridad y desconfianza por parte de los funcionarios que laboran en dicha área, y sobre todo generaba atrasos de actividades recientes, por qué se debía organizar actividades anteriores.

Lo realizado en la práctica contable, ayudo a organizar y registrar información atrasada, que era indispensable para presentar a los órganos pertinentes.
Las actividades realizadas permitieron un mayor control en las operaciones, por que de manera oportuna se registraba información que estaba atrasada, y que era de vital importancia tener actualizada para cualquier eventualidad que se presentara en el área de Tesorería.

11. CONCLUSIONES

Con la realización de la práctica contable de Laboratorio Contable II, se pudo dar a conocer los conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestra carrera (Contaduría Publica), y se logro una mayor experiencia de todos los procesos que se realizan en la Alcaldía Municipal de Ocaña.

Así mismo se lograron los objetivos trazados con la realización de dicha práctica y se aporto para la construcción de un mejor diseño en cuanto a estructura de organización contable en el área de Tesorería de la Alcaldía Municipal de Ocaña.

12. RECOMENDACIONES

Asignar funciones más adecuadas al personal de Tesorería, porque muchas veces se realizan actividades que no son de competencia de dicho personal.

Contratar personal que le pueda colaborar al Auxiliar de Tesorería en cuanto a actividades.

Mejorar la seguridad existente en el archivo de la secretaria de hacienda, por que el mismo no cuenta con la seguridad necesaria, que merece esta área de Tesorería.

Actualizar procesos y procedimientos contables, para evitar traumatismos a la hora de presentar documentación a los organismos pertinentes.

Buscar estantes metálicos, para guardar carpetas de años recientes (2.008 y 2.009), y cuidar estas carpetas de cualquier situación que se pueda presentar en la Alcaldía.

14. ANEXOS

IMAGEN 1: Libro Contable de la Cuenta 4777-9 de Crediservir



IMAGEN 2: Libro Contable de las Cuentas 26000, 44595, 34100 y 47779 de Crediservir



IMAGEN 3: Extractos Bancarios de las Cuentas de Crediservir



IMAGEN 4: Extracción de Retención en la Fuente de Comprobante de Egreso.



IMAGEN 5: Retenciones sacadas de los Comprobantes de Egreso.

1 comentario:

  1. como coloco las cuentas del pasivo y el activo en cuadernillo de 3 y 2 columnas... o en q orden ban

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