INFORME FINAL DE PRACTICA CONTABLE

1. INFORME REALIZADO AL ÁREA DE TESORERÍA DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE OCAÑA

Como primera medida y partiendo de una base se dará a conocer la Reseña Histórica, Misión y Visión, así como el organigrama de la Alcaldía Municipal de Ocaña para tener claro los objetivos que se buscan.

Razón Social

La empresa en donde se realizo las practicas de la materia laboratorio contable se denomina Alcaldía Municipal de Ocaña, y es una empresa dedicada a velar por las necesidades básicas de la comunidad ocañera, en cuanto a salud, educación, vivienda, alimentación, deporte entre otras, mediante recursos que son destinados por el Estado Colombiano.

Reseña Histórica:

La estructuración administrativa de Ocaña, data de la época de la fundación (1.570), cuando el capitán Francisco Fernández de Contreras nombra las primeras autoridades y el cabildo de aquella época. Entre esas autoridades, estaban los Alcaldes Ordinarios, el Alguacil mayor, los Regidores y el Escribano.

Para la concepción moderna, de lo que hoy denominamos “Municipio”, debemos remitirnos a la legislación de 1.857, que creo el Estado federal de Santander, y que modifico el ordenamiento territorial de Colombia:

“La ley organizo provisionalmente los municipios (25 de Noviembre de 1.857), dividió el estado en 16 municipios, formando el de Ocaña con los distritos de Ocaña, Aspasica, Brotare, Buenavista, Carmen, Convención, La Cruz, La Palma, Pueblo Nuevo, San Calixto, Teorama y Cachira, con la ciudad de Ocaña por capital. En seguida fue reconocido formalmente el municipio por la ley santandereana de 23 de diciembre”. (Justiniano J. Páez Noticias Históricas de la Ciudad y Provincia de Ocaña, Biblioteca de Autores Ocañeros, Volumen 9, 1.972 p. 246).
Los antiguos Distritos desaparecen y Ocaña comienza a denominarse Municipio, a partir de la Expedición de la Ley de 25 de noviembre de 1.857, expedida por el Estado Soberano de Santander. El reconocimiento oficial del Municipio de Ocaña, se hace por la Ley santandereana de 23 de diciembre.

La Constitución de 1.886, que cambia los Estados por Departamentos, mantiene la denominación de Municipios y de ahí en adelante se ha mantenido, como cedula primaria del ordenamiento territorial de Colombia.
Cuando se crea el Departamento de Norte de Santander, por la Ley 25 de de julio de 1.910, se divide el territorio en tres provincias: Provincia de Cúcuta, Provincia de Pamplona y Provincia de Ocaña, todas y cada una conformadas por municipios. A la de Ocaña, correspondieron los municipios de Ocaña, Aspasica, Buenavista, La Cruz, San Calixto, San Pedro y Teorama.

Misión y Visión:




Organigrama

(Ver Sección de Anexos)

2. DIAGNOSTICO REALIZADO A LA SECCIÓN DE TESORERÍA MUNICIPAL

En la sección de Tesorería de la Alcaldía Municipal de Ocaña se encontró un lugar desorganizado en cuanto a documentos y soportes contables por lo que se procedió a ordenar y clasificar dicha información (por periodo de tiempo, documentos contenidos en las carpetas) para poder trasladarla al Sistema Contable de la Sección de Tesorería, de manera que se pueda obtener información mas clara y comprensible, para una mejor toma de decisiones y establecer de manera clara las posibles falencias en las que se puede estar incurriendo esta Sección de tanta importancia para el desarrollo Económico y Financiero de la Región.

Lo desarrollado se realizo obteniendo información clara y comprensible de años anteriores para organizar la existente, y no cometer errores a la hora de clasificar dicha información.
Se utilizaron herramientas como conciliaciones bancarias de años anteriores y del año actual para determinar las cuentas bancarias a las que les correspondía cada carpeta.

Asi mismo se procedió a registrar conciliaciones bancarias en el libro Contable de la Cuenta Corriente de Crediservir, para llevar de una forma mas clara y comprensible la información que esta registrada en la cuenta bancaria, y que muchas veces por falta de tiempo o por desarrollo de otras actividades no se organiza y esto es importante para evitar posibles perdidas de la información y que se pueda contar con esta misma de una manera visible cuando se requiera de esta información.

Se puede establecer de acuerdo a lo realizado, que la Sección de Tesorería de la Alcaldía Municipal de Ocaña no se cuenta con un espacio adecuado para clasificar la información contable por periodos de tiempo relativamente cortos, y así mismo el sitio no cuenta con protección de documentos para evitar que estos puedan dañarse por motivos de lluvia, polvo, u otras circunstancias que puedan hacer que se dañe esta información.

Asi mismo a la oficina de archivo de la Secretaria de Hacienda se le debería comprar un nuevo candado, puesto que el existente no cuenta con la seguridad que se requiere para garantizar la protección de documentos y soportes contables.

En conclusión se puede establecer que la labor realizada contribuyo a organizar de manera mucho mas clara y comprensible todos los documentos y soportes contables existentes en la oficina de Tesorería Municipal de Ocaña y esto ayudo a tomar decisiones mas beneficiosa para la comunidad en general.

Anexos



3. PLAN DE ACCION

AREA DE TESORERIA:

• Llenar libros auxiliares de bancos.
• Manejo de comprobantes de egreso para calculo de retenciones.
• Manejo de Excel para registrar conciliaciones.
• Archivo de documentos para organizar información de Fondo Porcino y Fedegan.
• Manejo de documentos de Fosyga.
• Organización de información en carpetas de documentos varios.
• Manejo de documentos de Ifinorte.
• Organización de documentos y extractos bancarios.
• Manejo de ingresos para presentar informe a la Contraloría General de la Nación.
• Búsqueda de comprobantes.

4. OBJETIVOS

Objetivo general:

Colocar en práctica los conocimientos académicos en el aprendizaje de Contaduría Publica, y realizar todos los procesos de la Asignatura Laboratorio Contable II, para beneficio de la Alcaldía Municipal.

Objetivos Específicos

*Recibir instrucciones por parte de la Tesorería Municipal, para realizar las prácticas de laboratorio contable II.
*Cumplir con todo lo establecido por parte de la Tesorería Municipal.
*Obtener conocimientos que nos permitan capacitarnos en el manejo contable, para desenvolvernos en el desarrollo de nuestra vida profesional.
*Dar nuestros conocimientos al Área de Tesorería, para realizar las funciones de esta dependencia, y desarrollo de actividades.
*Desempeñarnos de una buena manera en todas las actividades que se realizan.
*Dejar una buena imagen y prestigio de la Universidad, a través de la realización de esta práctica.
*Crear identidad de todos los procesos que se desarrollan en la Universidad Francisco de Paula Santander, en el municipio de Ocaña.

5. JUSTIFICACION

El trabajo que ha sido desarrollado en la Sección Tesorería Municipal de la Alcaldía Municipal de Ocaña, se ha realizado para ayudar a desarrollar de una forma más clara y comprensible información como extractos bancarios, documentos de Fedegan y Fondo Porcino, entre otros.
A través de esta labor realizada en la Tesorería, se contribuye de una forma a que las actividades que se realizan diariamente, puedan ayudar a la toma de decisiones de la Administración Municipal.

Es importante la labor que se realiza por nuestra parte, porque se ayuda a que los objetivos y políticas trazadas por la Administración Municipal se puedan cumplir diariamente y se beneficie a la comunidad en general.

Es de vital importancia nuestra actividad en la empresa, ya que brindamos asesoría y nuevas ideas a la administración de la empresa, con los percances que se presenten en diferentes secciones, áreas, o documentos, podemos ayudar a que estos sean corregidos, y el funcionamiento de la empresa sea el mejor de lo esperado por parte de los funcionarios encargados de la Sección Contable.

Así mismo los conocimientos que se han adquirido en el transcurso de nuestra carrera (Contaduría Pública), nos ha ayudado a brindar información que puede ser valorada por las personas encargadas de la empresa, y que llevan a corde la información contable y financiera.

La importancia de llevar una información contable organizada, clasificada y registrada oportunamente en los libros contables, paquetes contables (como TNS), y demás programas informáticos, ayudan a establecer que estrategias implementar a la hora de realizar los informes, balances y toda aquella información contable que se requiere para la empresa, permite tomar decisiones más rápidas y que ayudara a establecer en qué condiciones y mediante que cuentas bancarias se pueden realizar pagos, inversiones, y otras actividades que ayuden al normal funcionamiento de la Alcaldía Municipal de Ocaña.

En conclusión se puede decir que en el desarrollo de la practica se ha ayudado a desarrollar un proceso contable, y direccionado hacia mejorar los procedimientos contables dentro de la organización, además se ha podido detallar y dar aportes e ideas nuevas que ayuden a mejorar los procedimientos que se realizan diariamente.

6. MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS DEL AREA DE TESORERIA

Recaudar conforme con disposiciones legales vigentes los pagos que por todo concepto realicen los ciudadanos del municipio.
Custodiar mediante procesos establecidos los diferente títulos valores de propiedad del municipio
Efectuar y tramitar de manera oportuna y con el cumplimiento de todos los requisitos legales los pagos y transferencias que requiera el normal funcionamiento del municipio
Ejercer por expresa delegación de Alcalde Municipal, la jurisdicción coactiva para hacer efectivo el cobro de las obligaciones a favor del Municipio.
Gestionar los recursos necesarios para llevar a cabo los diferentes programas de competencia de la Secretaria.
Propiciar convenios, alianzas estratégicas y otras modalidades de asociaciones con entidades públicas y privadas nacionales e internacionales para la promoción, desarrollo y ejecución de los planes, programas y proyectos a cargo de la Secretaria.
Mantener implementado y actualizado el Sistema de Control Interno de acuerdo a sus competencias.
Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza del área y de la dependencia.

IDENTIFICACION DEL EMPLEO: Tesorero General
NIVEL: Profesional en áreas a fines a la función del cargo
EXPERIENCIA: Un año (12 meses)

Propósito Principal Del Empleo
Formular las pautas necesarias en el manejo de los recursos económicos de la entidad, en lo referente al recaudado, ejecución y control de las actividades presupuestales y financieras.

FUNCIONES ESENCIALES
1. Gestionar la apertura de cuentas corrientes o de ahorros y las relativas a los fondos debidamente autorizados y adelantar las demás operaciones y transacciones financieras que deba atender el Municipio, de conformidad con las disposiciones vigentes.
2. efectuar oportunamente los pagos ordenados por el Alcalde con el lleno de los requisitos establecidos.
3. Dirigir el recaudado de los valores por concepto de impuestos, contribuciones, tasa, aporte, auxilios y cualquier otro ingreso al tesorero municipal.
4. controlar el manejo de las cajas menores y los fondos para autorizar reembolsos y efectuar su legalización cuando sea el caso
5. manejar y controlar las cuentas bancarias del municipio
6. efectuar las consignaciones y conciliaciones bancarias y preparar los boletines e informes correspondientes.
7. administrar los fondos y documentos que representen valores para el municipio y le hayan sido entregados para su custodia.
8. expedir los correspondientes certificados de paz y salvo por pago de impuesto, tasas, contribuciones, aportes, participaciones, servicios, multas y demás ingresos municipales.
9. adelantar las acciones necesarias para lograr de los contribuyentes morosos el pago de las obligaciones a favor del municipio.
10. ejercer la jurisdicción coactiva para hacer efectivo el recaudo de los impuestos que se adeuden al municipio en caso de que el Alcalde le delegue esta función.
11. prestar colaboración a los funcionarios judiciales para hacer efectivas sus providencias efectuando todas las retenciones sobre salarios y prestaciones ordenadas por ley o autoridad judicial.
12. rendir informe conforme a los reglamentos al consejo municipal y la contraloría Departamento o Nacional.
13. En coordinación con Planeación y Presupuesto Municipal elaborar el plan anual de caja (P.A.C.)
14. Elaborar el flujo de caja a presentar o los diferentes organismos de control.
15. Coordinar con los funcionarios a su cargo lo pertinente para que los ingresos diarios sean debidamente revisados y registrados.
16. Dictar según proceda, actos administrativos a lo largo de los procesos y tramites tendientes al cobro de las obligaciones en mora a cargo de los contribuyentes nacionales.
17. Rendir los informes que legalmente le sean exigibles o que le sean solicitados por el Alcalde.
18. Las demás que le sean asignadas por funcionarios competentes y que estén acordes con la naturaleza del cargo.

CONTRIBUCCIONES INDIVIDUALES

1. Los cobros por jurisdicción coactiva, son ejecutados de conformidad con las disposiciones legales.
2. Los pagos y transferencias a cargo del municipio son efectuadas de manera oportuna y con el cumplimiento estricto de las disposiciones legales.
3. Los títulos valores de municipio son custodiados y vigilados de manera adecuada.
4. Los recursos financieros del municipio son manejados a través de instituciones bancarias sólidas y controladas y reguladas por las autoridades competentes.

7. ACTIVIDADES REALIZADAS

Las actividades que se han realizado en la empresa Alcaldía Municipal de Ocaña Sección Tesorería Municipal, han sido las siguientes:

*Manejo del libro contable de Crediservir para diligenciar información que estaba atrasada en dicho libro.

*Manejo de Excel para registrar extractos bancarios.

*Registro de Información de Fedegan, Fondo Porcino, Fosyga.

*Manejo de Información de Ingresos para presentar informes ante la Contraloría General de la Nación.

Estas actividades han sido realizadas con el fin de lograr mejorar los procesos, que se realizan diariamente en dicha entidad.
Así mismo son importantes para la toma de decisiones y por ser este un ente público, para la transparencia de las operaciones que se llevan a diario y el bienestar de la comunidad el cual es el propósito de la Alcaldía Municipal de Ocaña.

8. ESTRATEGIAS EMPLEADAS

Se utilizaron estrategias que son necesarias para actualizar los procesos contables, como registrar en libros contables extractos bancarios de los meses de Febrero hasta Noviembre del año en curso, documentos de Fondo Porcino y Fedegan, utilización de Excel para almacenar la información que se encontraba en los libros contables.

Se manejo comprobantes de egreso para manejar las retenciones y almacenarlas en un solo documento, para luego trasladar dichos valores a Excel y manejar de una forma más rápida y segura toda la información que se encuentra almacenada en las diferentes carpetas.

Así mismo se procedió a organizar documentos bancarios, documentos varios y comprobantes que se encontraban sin archivar, y que eran de vital importancia para el manejo de los mismos.
Se utilizo el archivo de la Secretaria de Hacienda para la búsqueda de documentos y comprobantes que se necesitaban para presentar ante los órganos pertinentes.

Se utilizaron comprobantes de ingresos y extractos bancarios para conciliar las diferencias presentadas en ambas y enviar el informe pertinente a la Contraloría General de la Republica.

9. RECURSOS UTILIZADOS

RECURSOS HUMANOS:

*La asesoría prestada por la docente de la práctica de Laboratorio Contable, para la realización de actividades en la Alcaldía Municipal de Ocaña.
*Búsqueda de libros y asesoría externa para realizar las funciones asignadas.
*Conocimientos adquiridos en el proceso de formación de la carrera Contaduría Publica.

RECURSOS FISICOS:

*Calculadora.
*Extractos Bancarios de Crediservir, Banco de Bogotá, Bancolombia, Davivienda, Bancafe, Banco Agrario, Caja Social, Ifinorte.
*Comprobantes de Egreso de 2.008 y 2.009.
*Comprobantes de Ingreso de 2.009.
*Programa de Excel.
*Documentos Bancarios, Fedegan, Fondo Porcino, Fosyga.
*Documentos enviados y recibidos.

RECURSOS ADMINISTRATIVOS:

*Asesoría brindada por nuestro jefe inmediato para realizar las actividades y funciones que eran necesarias en el Área de Tesorería.

10. EVALUACION Y CONTROL

Al momento de realizar la practica contable, se pudo detectar que se encontraba un desorden en cuanto a carpetas, extractos bancarios, inseguridad en la parte del archivo, lugares no aptos para realizar actividades por el espacio y no se encontró un lugar adecuado para el archivo de información reciente, también se detecto que no se encontraban actualizados los libros bancarios, comprobantes de egreso, entre otros documentos lo cual podría generar sanciones por parte de los órganos competentes por no estar actualizada la información pertinente.

Estas falencias encontradas generaban inseguridad y desconfianza por parte de los funcionarios que laboran en dicha área, y sobre todo generaba atrasos de actividades recientes, por qué se debía organizar actividades anteriores.

Lo realizado en la práctica contable, ayudo a organizar y registrar información atrasada, que era indispensable para presentar a los órganos pertinentes.
Las actividades realizadas permitieron un mayor control en las operaciones, por que de manera oportuna se registraba información que estaba atrasada, y que era de vital importancia tener actualizada para cualquier eventualidad que se presentara en el área de Tesorería.

11. CONCLUSIONES

Con la realización de la práctica contable de Laboratorio Contable II, se pudo dar a conocer los conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestra carrera (Contaduría Publica), y se logro una mayor experiencia de todos los procesos que se realizan en la Alcaldía Municipal de Ocaña.

Así mismo se lograron los objetivos trazados con la realización de dicha práctica y se aporto para la construcción de un mejor diseño en cuanto a estructura de organización contable en el área de Tesorería de la Alcaldía Municipal de Ocaña.

12. RECOMENDACIONES

Asignar funciones más adecuadas al personal de Tesorería, porque muchas veces se realizan actividades que no son de competencia de dicho personal.

Contratar personal que le pueda colaborar al Auxiliar de Tesorería en cuanto a actividades.

Mejorar la seguridad existente en el archivo de la secretaria de hacienda, por que el mismo no cuenta con la seguridad necesaria, que merece esta área de Tesorería.

Actualizar procesos y procedimientos contables, para evitar traumatismos a la hora de presentar documentación a los organismos pertinentes.

Buscar estantes metálicos, para guardar carpetas de años recientes (2.008 y 2.009), y cuidar estas carpetas de cualquier situación que se pueda presentar en la Alcaldía.

14. ANEXOS

IMAGEN 1: Libro Contable de la Cuenta 4777-9 de Crediservir



IMAGEN 2: Libro Contable de las Cuentas 26000, 44595, 34100 y 47779 de Crediservir



IMAGEN 3: Extractos Bancarios de las Cuentas de Crediservir



IMAGEN 4: Extracción de Retención en la Fuente de Comprobante de Egreso.



IMAGEN 5: Retenciones sacadas de los Comprobantes de Egreso.

CONTRATO DE TRABAJO

CONCEPTO

Según el Código Sustantivo del Trabajo: “contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o persona jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, empleador, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, salario” (Art 22 C.S.T)

ELEMENTOS DEL CONTRATO DE TRABAJO

“Para que haya contrato de trabajo se requiere tres elementos esenciales:
Ø Actividad personal del trabajador.
Ø Subordinación del trabajador hacia el empleador.
Ø Salario como retribución del servicio” (Art 23 C.S.T)

DURACION DEL CONTRATO DE TRABAJO

“El contrato de trabajo puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por tiempo indefinido o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio” (Art 45 C.S.T)

TERMINACION DEL CONTRATO DE TRABAJO

“El contrato de trabajo termina:
1. Por muerte del trabajador.
2. Por mutuo consentimiento.
3. Por expiración del plazo fijo pactado.
4. Por terminación de la obra o labor contratada.
5. Por liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento.
6. Por suspensión de actividades por parte del empleador durante más de 120 días.
7. Por sentencia ejecutoriada.
8. Por decisión unilateral por parte del empleador o por parte del trabajador.
9. Por no regresar el trabajador a su empleo, al desaparecer la causa de suspensión del contrato. (Art 61 C.S.T)

INDEMNIZACION POR TERMINACION DEL CONTRATO DE TRABAJO SIN JUSTA CAUSA

Cuando si justa causa el empleador da por terminado el contrato de trabajo a término indefinido, está obligado a pagar una indemnización de acuerdo con el tiempo laborado, así:
1. Menos de 1 año: 45 días de salario.
2. Más de un año y menos de 5: 45 días por el primer año y 15 días adicionales para cada año subsiguiente y proporcionalmente por fracción.
3. Más de 5 y menos de 10 años: 45 días por el primer año y 20 días adicionales por cada año subsiguiente y proporcionalmente por fracción.
4. De 10 o más años de servicio continuo: 45 días por el primer año y 40 días adicionales por cada año subsiguiente al primero y proporcionalmente por fracción (Art 64 C.S.T) (Ley 50, Art 6).

REGIMEN EN EL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

En la actualidad existen dos régimen a los cuales pueden acogerse los responsables del impuesto a las ventas, según cumplan los requisitos establecimientos para pertenecer a ellos:

REGIMEN SIMPLIFICADO

Al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presenten servicios gravados, siempre y cuando cumplan la totalidad de las siguientes condiciones.
1. Que en el año anterior hubieren poseído un patrimonio bruto inferior a ochenta y cuatro millones ochocientos ochenta mil pesos(89.183.000)(valor año 2006) e ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a sesenta y tres millones seiscientos sesenta pesos(66.880.000)(año 2006).
2. Que tenga máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerce su actividad.
3. Que en el establecimiento de comercio, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
4. Que no sea usuario aduaneros.
5. Que no haya celebrado en el año inmediatamente anterior (2005) ni celebren en el año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual o superior a sesenta y tres millones seiscientos sesenta mil pesos (63.660.000), respectivamente. Cuando se superen estos montos deberá inscribirse previamente en el régimen común.
6. Que en el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de ochenta y cuatro millones ochocientos ochenta pesos (89.183.000)


OBLIGACIONES DEL REGIMEN SIMPLIFICADO

1. Inscribirse en el registro único tributario como responsable del régimen simplificado.
2. Entregar copia del certificado del RUT en qué consiste su inscripción en el régimen simplificado, en la primera venta o prestación de servicios que realice a adquirientes no pertenecientes al régimen simplificado que así lo exijan.
3. Exhibir en lugar visible al público el documento en que consiste su inscripción en el RUT, como pertenecientes al régimen simplificado.
4. Cumplir con los sistemas técnicos de control que determine el gobierno nacional.
5. Llevar el libro fiscal de registros de operaciones diarias.

REGIMEN COMUN.

Los comerciantes, productores e importadores que no cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado, deberán pertenecer al régimen simplificado, deberán acogerse al régimen común.

OBLIGACIONES DEL REGIMEN COMUN:

Los responsables del IVA del régimen común deben cumplir con las siguientes obligaciones.
1. Inscribirse en el RUT como responsables del impuesto a las ventas.
2. Llevar libros de contabilidad (cuando se trate de comerciantes).
3. Llevar registro auxiliar de las ventas y compras y una cuenta mayor y balances cuya denominación será IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR.
4. Facturar con el cumplimiento de todos los requisitos legales.
5. Recaudar el IVA.
6. Presentar la declaración bimestral dentro de los plazos establecidos y pagar.
7. Presentar la declaración de renta y complementarios anualmente.
8. Discriminar el impuesto de la factura.
9. Conservar información y pruebas.
10.Informar cese de actividades.
11.Efectuar la retención en la fuente por el IVA cuando se realice operaciones con el régimen simplificado.
12.Llevar registro auxiliar y cuenta corriente que se denominara IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS RETENIDO.
NOTA: Los responsables del régimen común se encuentran obligados a llevar contabilidad en debida forma, en caso de tratarse de comerciantes.

REGISTRO UNICO TRIBUTARIO (RUT)

¿QUE ES EL RUT?

Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administrativas y controladas por la DIAN.

¿QUE ES EL NIT?

El NIT es el número de identificación tributaria que asigna la DIAN por una sola vez cuando el obligado se inscribe en el RUT. La conformación del NIT es de competencia de la DIAN.

¿PARA QUE SIRVE EL RUT?

El RUT le permite ala DIAN contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable en todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

¿QUIENES ESTAN OBLIGADOS A INSCRIBIRSE EN EL RUT?

· Las personas y entidades que tenga la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta.
· Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio.
· Los responsables del impuesto sobre las ventas a los pertenecientes común o simplificado-
· Los agentes retenedores.
· Los importadores y exportadores.
· Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación exportación y transito aduanero.
· Los profesionales en compra y venta de divisas, y
· Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre ventas, que requieran la expedición del NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas e expedir factura.

¿EN QUE MOMENTO DEBO INSCRIBIRME EN EL RUT?

Tratándose de nuevos obligados, la inscripción debra efectuarse en forma previa:
· Al inicio de la actividad económica
· Al cumplimiento de obligaciones administrativas por la DIAN.
· A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

CONTABILIDAD SISTEMATIZADA

DESCRIPCION E IMPORTANCIA.

A medida que crece un negocio, requiere manejar mayor información contable; el éxito de la administración radica en un adecuado manejo de la contabilidad, que proporcione una información exacta y oportuna. Actualmente existen recursos tecnológicos que permiten registrar y suministrar la información de manera muy rápida; eso recursos son el computador y los programas de contabilidad sistematizada.

PROGRAMAS DE CONATBILIDAD SISTEMATIZADA.

En la actualidad diversas empresas especializadas en el diseño, desarrollo y distribución de programas, producen excelentes paquetes contables, que ´permiten registrar con agilidad y seguridad los movimientos contables en multitud de actividades, utilizando metodologías que requieren un mínimo de esfuerzos para que el usuario las maneje.

PAUTAS PARA SELECCIONAR UN PROGRAMA DE CONTABILIDAD.

Cuando una empresa decide sistematizar su contabilidad, debe seleccionar un programa que posea en el más alto grado de las siguientes características.
a) Que haya sido diseñado por expertos en el campo contable y de computadores.
b) Que sea compatible con el equipo de computación que tenga la empresa.
c) Que sea comprensible y de fácil utilización, que sea entendible para cualquier persona que desee obtener información organizada.
d) Que permita, en cualquier momento consultar información parcial o total sobre datos, a una fecha determinada.
e) Que tenga un sistema de claves de seguridad, que permita reserva de la información.
f) Que sea flexible, es decir, que permita ampliaciones y cambios sin necesidad de modificar el programa en si.
g) Que la codificación del catalogo de cuentas también sea flexible, para la incorporación de nuevas cuentas auxiliares.
h) Que permita la imputación de cuentas y subcuentas, y la consulta por pantalla o por impresora de los saldos de ls cuentas, subcuentas y auxiliares.
i) Que este programado para hacer el balance por comprobante, de tal manera que impida continuar con el proceso mientras no exista igualdad entre débitos y créditos.

LIBROS DE CONTABILIDAD

Para llevar libros de contabilidad, de acuerdo con los ordenamientos y disposiciones del código de comercio y el decreto número 1798 del 6 de agosto de 1990 emanado del ministerio de hacienda y crédito público, se debe tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos.

Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre las materias. Dichas normas podrán autorizar el uso del sistema que, como la microfilmación, faciliten la guardia de su archivo y correspondencia….ART. 48 C. de C.

CLASES DE LIBROS

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimiento de aquellos.

Se considera como libros obligatorios:
· El libro de inventarios y balance
· El libro diario
· El libro mayor
La clase de libros auxiliares que un comerciante puede necesitar, depende del tipo de empresa e información que maneje, entre ellos los más utilizados están:
· Auxiliar caja
· Auxiliar bancos
· Auxiliar de clientes
· Auxiliar de proveedores
· Auxiliar de gastos
· Auxiliar de ventas o comercio al por mayor y menor
· Auxiliar de mercancías.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

1. Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las preparaciones a que estos se refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.
3. Hacer intercalaciones, raspaduras o correcciones en los asientos, cualquier error u omisión de salvara con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
4. Borrar o tachar en todo o en parte, los asientos, y
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables.

CLASES DE ESTADOS FINANCIEROS

Teniendo en cuanta las características de los usuarios a quienes van dirigidos, los estados financieros se dividen en:

1. ESTADOS FINCIEROS DE PROPOSITO GENERAL

Se preparan al cierre de un periodo para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico. Se debe caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.
Los estados financieros de básicos o de propósito general son:
v El balance general.
v El estado de resultados
v El estado de cambios en el patrimonio.
v El estado de cambios en la situación financiera.
v El estado de flujos de efectivo.

2. ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO ESPECIAL

Son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable.
Se caracterizan por no tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas.
Los estados financieros de propósito especial son:
v El balance inicial.
v Los estados financieros intermedios.
v Los estados de costos
v Los estados de inventarios.
v Los estados financieros extraordinarios.
v Los estados de liquidación.

DIVERSOS TIPOS DE CONTABILIDAD

La contabilidad al adecuarse a las distintas necesidades de los usuarios y darles satisfacción adopta una serie de facetas de información o de contabilidad.
Dentro de estas diversas facetas tenemos:

1. CONTABILIDAD FINACIERA:

Su objetivo es presentar información financiera de propósito o usos genérales en beneficio de la gerencia de la empresa, sus dueños o socios y de aquellos lectores externos que se muestren interesados en conocer la situación financiera de la empresa.

2. CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA:

Orientada a los aspectos administrativos de la empresa y sus informes no trascenderán la compañía, o sea, su uso es estrictamente interno y serán utilizados por los administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la entidad a la luz de las políticas, metas u objetivos preestablecidos por la gerencia de la empresa.

3. CONTABILIDAD DE COSTOS:

Es una rama importante de la contabilidad financiera, que implanta e impulsada por las empresas industriales, permite conocer el costo de producción de sus productos, así como el costo de ventas de tales artículos y fundamentalmente la determinación de los costos unitarios: es decir, el costo de cada unidad de producción, mediante el adecuado control de sus elementos: la materia prima, la mano de obra y los costos indirectos de fabricación.

4. CONTABILIDAD FISCAL:

Comprende el registro y la preparación de informes tendientes a la presentación de declaraciones y el pago de impuestos. Es importante señalar que por las diferencias entre las leyes fiscales y los principios contables, la contabilidad financiera en ocasiones difiere de la contabilidad fiscal, pero esto no debe ser una barrera para llevar en la empresa un sistema interno de la contabilidad financiera y de igual manera establecer un adecuado registro fiscal.

5. CONTABILIDAD PUBLICA:

Incluye tanto la contabilidad llevada por las empresas del sector público de manera interna como la contabilidad nacional, en la cual se resume todas las actividades del país, incluyendo sus ingresos y sus gastos.

Contabilidad

La contabilidad es un medio a traves del cual diversos interesados pueden medir, evaluar y seguir el progreso, estancamiento o retroceso en la situacion financiera de las entidades, a partir de la lectura de los datos economicos y financieros de naturaleza cuantitativa, recolectados, transformados y resumidos en informes denominados Estados Financieros, los cuales, en funcion de su utilidad y confiabilidad permiten tomar decisiones relacioandas con dichas empresas.

OBJETIVOS BASICOS DE LA INFORMACION CONTABLE

1. Conocer y Demostrar los recursos controlados por un ente economico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieran experimentado tales recursos y resultados obtenidos en el periodo.


2. Predecir flujos de efectivo


3. Apoya a los administradores en la toma de planeacion, organizacion y direccion de los negocios


4. Tomar decisiones en materia de inversiones y creditos


5. Evaluar la gestion de los administradores del ente economico


6. Ejercer control sobre las operaciones del ente economico


7. Fundamentar la determinacion de cargas tributarias, precios y tarifas


8. Ayudar a la conformacion de la informacion de la estadistica nacional


9. Contribuir a la evaluacion del beneficio o impacto social de la actividad economica que un ente representa para la comunidad

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CONTABILIDAD

Superintendencia de SociedadesCircular Externa 100-00000407-09-2009

Señores

Socios, Accionistas, Administradores y Revisores Fiscales de Sociedades Mercantiles, Empresas Unipersonales y Sucursales de Sociedades Extranjeras Inspeccionadas, Vigiladas y Controladas por la Superintendencia de Sociedades.

Referencia: prevención del riesgo de lavado de activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT)
1. Marco General
La internacionalización de los delitos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT), ha llevado a que organismos intergubernamentales, como GAFI1 y GAFISUD2, establezcan estándares internacionales y promuevan el desarrollo de políticas para combatir estos delitos a través de recomendaciones

3.
Para el efecto, en nuestro país se creó la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF)

4, cuya función es prevenir y detectar operaciones posiblemente relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, y llevar a cabo labores o análisis de inteligencia financiera, con fundamento en los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS).
En consecuencia, dentro de la mutua colaboración que demanda la lucha contra estos delitos, la Superintendencia de Sociedades no puede desconocer que los mismos representan un riesgo para el sector real de la economía.
Por otra parte, cabe recordar que es responsabilidad de los socios, accionistas, administradores y revisores fiscales de las empresas, evitar que al abrigo del objeto social se violen disposiciones legales o se generen daños a la sociedad, razón por la cual es imperioso que estas personas establezcan medidas efectivas al interior de sus organizaciones, con el fin de evitar que sean utilizadas para tales propósitos.
2. Glosario.
Para una mayor comprensión de las conductas en las cuales puede verse involucrada una empresa, sus administradores, asociados, empleados, esta Superintendencia considera pertinente precisar los siguientes conceptos:
Administración de recursos relacionados con actividades terroristas. Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 20065.
Código de conducta: Constituye una guía para el personal directivo, empleados y agentes de la empresa en la aplicáción de prácticas legales y éticas en el curso de sus tareas cotidianas6.
Elementos de interés para las autoridades-EDIPAS7: Corresponde a una metodología sugerida en las normas vigentes para mejorar la calidad y contenido de los ROS.
Lavado de activos: Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 323 del Código Penal, adicionado por el artículo 8° de la Ley 747 de 2002 y modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 20068.
Listas internacionales: Relación de personas y empresas que de acuerdo con el organismo que la pública, están vinculadas con actividades delictivas objeto de la lista, tales como OFAC (conocida como lista Clinton), Interpol y FBI9.
Omisión de denuncia. Está definida en el artículo 441 del Código Penal, modificado por el artículo 9° de la Ley 733 de 2002 y modificado por el artículo 18 de la Ley 1121 de 200610.
Productos financieros: Son aquellos ofrecidos por instituciones financieras legalmente autorizadas, con el propósito de brindar un servicio a la población para cubrir sus necesidades, como por ejemplo de crédito, de cuenta de ahorros, de cuenta corriente, tarjeta de crédito, en otros.
Riesgo: Es la probabilidad de que ocurra un evento con características negativas que afecten un ente económico, una comunidad o una persona.
Reporte de Operación Sospechosa – ROS: Son operaciones sospechosas que realizan las personas naturales o jurídicas, que por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado, y de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no hayan podido ser razonablemente justificadas11.
Señales de alerta: Según la UIAF, son elementos que contribuyen a la construcción de elementos de juicio sólidos y relevantes, que sirven como punto de partida para la eficiente investigación y juzgamiento de los casos sobre Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Tipologías: Son estudios que analizan fenómenos, sectores, tendencias o modalidades por las cuales se realizan operaciones de Lavado de activos o Financiación del Terrorismo. Las tipologías se caracterizan por ser descriptivas y sirven para proponer políticas, cambios normativos o estrategias para fortalecer la lucha contra el Lavado de activos y la Financiación del Terrorismo (LA/FT)12.
3. Política de Supervisión y Recomendaciones para Prevenir el Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
La misión de la Superintendencia de Sociedades consiste en “contribuir al orden público económico, prestando servicios que faciliten el desarrollo y protejan efectivamente la actividad empresarial del sector real y atiendan oportunamente su insolvencia”.
De acuerdo con dicha misión, la Superintendencia de Sociedades viene desarrollando una política de supervisión preventiva y pedagógica, tendiente a prevenir los riesgos que pueden afectar el adecuado desarrollo de las empresas, dentro de los cuales está el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (LA/FT), toda vez que este, a su vez, genera otros riesgos asociados como son el legal, reputacional, operativo y de contagio13.
Habida cuenta de lo anterior, este Despacho considera pertinente recordar las recomendaciones que para contrarrestar el citado riesgo ha establecido la Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF–, en su página web www.uiaf.gov.co.
Recomendación número 1. Proteja la empresa
a) “Dude de negocios “fáciles”;
b) Nunca preste su nombre;
c) Nunca preste sus productos financieros;
d) Siempre pregunte el origen de los bienes y dinero con los cuales va a hacer negocios;
e) Siempre documente las transacciones que realice”.
Recomendación número 2. Adopte prácticas de Buen Gobierno Corporativo
a) “Aplique mecanismos de conocimiento del cliente;
b) Documente todas las operaciones que realice;
c) Monitoree las operaciones, especialmente las que puedan ser de alto riesgo;
d) Identifique señales de alerta, verifique información;
e) Actualice los manuales de procedimientos;
f) Incluya controles en los procesos;
g) Conozca su mercado y de sus clientes;
h) Apóyese en la tecnología para determinar clientes, mercados, y operaciones riesgosas;
i) Capacite y entrene a su personal, son quienes le pueden “proteger”;
j) Establezca códigos de conducta donde identifique situaciones de riesgo y la forma en la que deben actuar los empleados;
k) Si conoce operaciones sospechosas puede reportarlas por la web www.uiaf.gov.co o al correo electrónico ros@uiaf.gov.co. La información es confidencial.
Recomendación 3. Evite riesgos
a) “Pérdida de reputación;
b) Hacer parte de rumores;
c) Ser incluidos en las listas internacionales (lista Clinton, Banco de Inglaterra);
d) Pérdida de acceso a los servicios y productos del sistema financiero;
e) Pérdida de relaciones comerciales con otros países”.
Otras medidas
Además de lo anterior, para la adecuada administración y control de los riesgos enunciados anteriormente, esta entidad sugiere que al interior de las empresas se adopten las siguientes medidas:
a) Divulgar los conceptos expuestos en esta circular para procurar un conocimiento directo de todo el personal sobre las implicaciones legales que surgen para los partícipes en esta clase de comportamientos y, por sobre todo, para que los socios, administradores, empleados y revisores fiscales, reconozcan la existencia de estos riesgos que pueden afectar a sus empresas;
b) Adoptar prácticas de buen gobierno corporativo;
c) Reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda (UIAF) http://www.uiaf.gov.co, y a las demás autoridades competentes, las operaciones inusuales o sospechosas realizadas por empleados, clientes, proveedores, contratistas o cualquier otro agente que tenga vínculos con la empresa.
La adopción e implementación de estas recomendaciones, corresponde a un ejercicio consciente y voluntario, por lo que la Superintendencia de Sociedades considera que debe volverse al reconocimiento de la ética empresarial y al autocontrol, como sustrato de la lucha contra el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT), cuyo ejercicio genera confianza en la empresa que es uno de los factores necesarios para su perdurabilidad.
Publíquese y cúmplase.
El Superintendente de Sociedades.
Hernando Ruiz López.
1 GAFI. Grupo de Acción Financiera Internacional que promulga recomendaciones internacionales para combatir el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.
2 GAFISUD. Grupo de Acción Financiera de Sudamérica que agrupa países de América del Sur para combatir el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, a través de mecanismos de mejora continua en las políticas de cooperación.
3 RECOMENDACIONES: 40 sobre Lado de Activos y 9 sobre Financiación del Terrorismo.
4 La Ley 526 del 12 de agosto de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, creó la Unidad Administrativa Especial, con personería jurídica y autonomía administrativa, adscrita al Ministerio de Hacienda.
5 Artículo 345. Administración de recursos relacionados con actividades terroristas. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas racionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
6 Código de Conducta Empresarial de La Compañía Halliburton. Disponible en . Consultado el 28 de agosto de 2009.
7 En www.uiaf.gov.co/glosario>. Consultado el 27 de agosto de 2009.
8 Artículo 323. Lavado de activos. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de ocho (8) a veintidós (22) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes”.
9 Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF–, Guía de Herramientas para la Investigación Financiera, 2007, p. 10.
10 “Artículo 441. Omisión de denuncia de particular. El que teniendo conocimiento de la comisión de un delito de genocidio, desplazamiento forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro extorsivo o extorsión, narcotráfico, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, terrorismo, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, enriquecimiento ilícito, testaferrato, lavado de activos, cualquiera de las conductas contempladas en el Título II y en el Capítulo IV del Título IV de este libro, en este último caso cuando el sujeto pasivo sea un menor de doce (12) años, omitiere sin justa causa informar de ello en forma inmediata a la autoridad, incurrirá en prisión de tres (3) a ocho (8) años”.
11 En www.uiaf.gov.co/glosario>. Consultado el 27 de agosto de 2009.
12 Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF, Guía de Herramientas para la Investigación Financiera, 2007, p. 13.
13 Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una empresa al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida que una empresa puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad, de ejercer influencia sobre la empresa.